Déléguer la rédaction de ses articles n’est pas toujours chose aisée. En effet, Il faut réussir à trouver la perle rare : le rédacteur web compétent et en qui vous pouvez avoir confiance. Et lorsque les choses se passent bien, ce n’est plus un seul rédacteur, mais toute une équipe qu’il faut gérer. De prime abord, manager une équipe de rédacteurs web peut faire peur. Et pourtant… Avec un bon planning éditorial, des briefings clairs et une team dédiée à votre succès, vous avez toutes les clés en main pour réussir sur la toile.
1) Comprendre les méthodes de travail des rédacteurs professionnels
Le rédacteur web, un archétype de la « théorie Y »
Manager plusieurs rédacteurs indépendants est bien moins compliqué qu’il n’y paraît. Pourquoi ? Tout simplement parce que la plupart des rédacteurs freelance n’ont pas choisi ce métier par hasard. En quête d’autonomie et d’accomplissement professionnel, ils répondent à tous les critères de ce que l’on appelle « la théorie Y ».
Il faut savoir qu’il existe deux types de personnalité dans le monde du travail : les « profils X » et les « profils Y ». Cette théorie imaginée par Douglas McGregor, célèbre professeur de management du MIT, est née dans les années 1960. Elle reste encore très largement enseignée de nos jours dans toutes les grandes école de gestion. Elle explique notamment que les « X » ont besoin d’être encadrés et motivés pour fournir un effort. Les « Y » , en revanche, sont généralement adeptes de l’autodiscipline et de l’autonomie : tout comme les rédacteurs web freelance. Les « profils Y » sont de véritables bourreaux de travail pour qui satisfaction professionnelle rime avec développement personnel.
Inutile donc de paniquer à l’idée de devoir gérer une équipe de rédacteurs freelance. Toujours à la recherche de responsabilités, ces talents du web sont de véritables artistes de l’auto-organisation. Ils souhaitent avant tout obtenir la confiance et la satisfaction de leurs clients. Impliqués, autonomes et avec un sens des initiatives quasi-inné, leur plus grande satisfaction sera de simplifier la tâche des web-entrepreneurs. Vous pouvez compter sur eux pour devenir de véritables partenaires dans votre projet.
Des professionnels du web rodés aux outils de travail collaboratifs
Des personnalités qui n’ont besoin que d’un encadrement minimal… très bien ! Mais comment assurer une communication efficace avec toute une équipe de rédacteurs à distance ? C’est là que les outils de travail collaboratifs entrent en scène.
Il existe un très large choix d’outils gratuits qui permettent de manager une équipe de rédacteurs web en toute simplicité :
- web-conférences : à l’image de Skype, ils permettent de créer des réunions, d’appeler ou envoyer des messages instantanés à une ou plusieurs personnes ;
- calendriers partagés : avec Outlook, Doodle ou encore Google Agenda, il existe de nombreuses options pour créer des calendriers parfaits afin de ne passer à côté d’aucune deadline ;
- partage de fichiers : grâce à des applications comme WeTransfer, il est possible de partager des fichiers volumineux, photos, vidéos, etc., en toute simplicité et à plusieurs personnes à même temps ;
- stockage en ligne : les drive ont révolutionné le travail d’équipe à distance et permettent de créer des documents consultables et modifiables simultanément par plusieurs personnes.
Grâce à ces outils, c’est un peu comme si toute l’équipe se trouvait dans le même bureau. La bonne nouvelle, c’est que la grande majorité des rédacteurs sont plus que rodés à l’utilisation de ces logiciels. Et s’ils ne le sont pas encore, il y a fort à parier qu’ils seront enchantés à l’idée de découvrir des outils qu’ils ne connaissent pas. Car oui, voilà encore deux traits de caractère que beaucoup de rédacteurs web ont en commun : la curiosité et la soif d’apprendre.
2) Construire un planning éditorial qui fonctionne pour manager une équipe de rédacteurs web
Le calendrier éditorial, outil managérial indispensable
Une fois l’équipe de rédacteurs web freelance constituée, il est légitime de se demander comment répartir les tâches et suivre le bon déroulement du projet. Parmi les outils indispensables qu’il convient de mettre en place, on retrouve en première position le fameux planning éditorial. Mais à quoi sert-il exactement ?
Outre le fait qu’il fournisse une vue d’ensemble de la stratégie de contenu (en termes de requêtes et thématiques à travailler, de respect de la charte éditoriale, etc.), il s’agit aussi et surtout d’une aide infiniment précieuse pour le web-entrepreneur. En un seul coup d’œil, on peut immédiatement voir où en sont les différentes tâches et suivre l’ensemble des réalisations. En bref, il permet de vérifier le bon respect du rythme de publication et détecter les éventuels problèmes ou retards. Et comme chaque tâche est attribuée à un collaborateur spécifique, on sait tout de suite qui relancer si besoin.
Pour l’équipe de rédacteurs freelance, le planning éditorial est tout aussi important. Il leur permet d’organiser le travail en amont, de connaître les tâches à réaliser, les objectifs et les deadlines. Ce qui peut apparaître comme un simple calendrier revêt en réalité une importance capitale. Le planning éditorial est un véritable outil d’organisation et d’harmonisation.
Créer un planning éditorial qui parle aux rédacteurs freelance
Pour que le planning éditorial puisse remplir son rôle et afin qu’il favorise une gestion simple et efficace de l’équipe de rédacteurs web freelance, encore faut-il qu’il soit construit de manière appropriée. Il doit permettre le suivi des publications sur le long terme ainsi qu’une bonne répartition des tâches à réaliser : le maître-mot est donc lisibilité.
La bonne nouvelle pour les porteurs de projets qui seraient un peu intimidés par les outils managériaux, c’est que le calendrier éditorial n’a rien de bien compliqué. Concrètement, il s’agit d’un document (plus ou moins formalisé) qui doit contenir un certain nombre d’informations essentielles aux rédacteurs. Il est généralement organisé sous forme de colonnes :
- les requêtes-clés à travailler dans les articles ;
- les suggestions de titres ;
- le type de contenu ;
- le nom des rédacteurs liés à chaque tâche ;
- les étapes auxquelles se trouvent les articles (en attente, en rédaction, en relecture, en correction, etc.) ;
- le nombre de mots par article ;
- les dates de publication souhaitées ;
- les dates de publication effectives ;
- etc.
Cette liste n’est bien évidemment pas exhaustive. Elle peut être complétée ou modifiée en fonction des besoins du projet.
Dans un souci de simplicité, le planning éditorial peut être réalisé dans une simple Google sheet qui sera ensuite partagée à toute l’équipe. Pour un peu plus de sophistication, ou pour mettre en place des plannings éditoriaux plus complets, sachez qu’il existe également des logiciels en ligne (gratuits ou payants) qui remplissent parfaitement cette fonction.
3) Rédiger des briefings qui facilitent la gestion d’une team de rédacteurs indépendants
Le briefing, le cahier des charges du web
Le rédacteur web freelance a beau être autonome, il ne peut pas entamer un projet sans un minimum de consignes. C’est là qu’intervient le fameux briefing. Ce document a pour objectif de donner une direction et des bases sur lesquelles vont reposer les articles. Ainsi les rédacteurs seront-ils plus à même de comprendre les objectifs des textes qu’ils doivent rédiger et de proposer du contenu pertinent.
Si de prime abord, la création d’un « brief » peu sembler chronophage, c’est en réalité tout l’inverse. Un briefing efficace sera un vrai gain de temps pour le porteur de projet, mais aussi pour son équipe. Pourquoi ? Parce que les rédacteurs disposeront de toutes les informations dont ils ont besoin pour se lancer dans la rédaction du contenu. Adieu le flot de questions redondantes, les allers-retours par email et le contenu rédactionnel impersonnel.
Astuce : la rédaction du premier briefing peut sembler un peu fastidieuse, mais une fois celui-ci bien au point, on peut alors s’en servir comme template pour tous les autres briefings à venir. Ce modèle devient alors un outil incroyablement utile pour manager une équipe de rédacteurs web freelance.
Les informations indispensables pour un bon briefing
Un briefing qui fonctionne doit contenir suffisamment d’informations pour guider les rédacteurs dans leur travail, sans pour autant brider leur créativité. Parmi les données indispensables, on retrouve notamment :
- le sujet : il définit ce sur quoi va porter l’article ;
- la cible : doit permettre au rédacteur de comprendre qui va lire l’article afin de l’adapter en conséquence ;
- le style et le ton : le texte doit-il être neutre, amical, formel ? Doit-on utiliser plutôt le « tu » ou le « vous » ? Autant d’informations qui aideront les rédacteurs à rédiger un contenu personnalisé ;
- le nombre de mots : il peut s’agir d’un nombre de mots précis, mais plus généralement on donnera ici une fourchette ;
- et enfin, la deadline : il s’agit tout simplement de la date de livraison du texte.
Attention, il s’agit là d’une liste a minima. Il y a de nombreuses autres données qui peuvent entrer dans vos briefings. Certains rédacteurs apprécieront d’avoir des informations supplémentaires pour avoir une idée plus précise de ce qui est attendu, en particulier s’il s’agit d’une première collaboration. Pour rédiger un briefing rédactionnel limpide et exhaustif, vous pouvez vous inspirer des bons conseils présents dans les différents articles de La Rédac du Web.
Désormais, les techniques de management d’une équipe de rédacteurs web n’ont plus de secrets pour vous. Pour lancer votre projet, vous pouvez dès à présent constituer votre dream team en faisant appel aux talentueux freelance de La Rédac du Web.
Article rédigé lors du cursus de formation en rédaction web chez FRW.
