Vous êtes responsable de communication au sein de votre PME ? Vous voulez fixer des objectifs pour mieux communiquer au cœur de votre organisation ? La newsletter en entreprise est un outil magique qui vous permet de rester connecté avec vos collaborateurs. Appelée aussi « infolettre », elle est rédigée sous forme d’e-mail contenant les dernières nouvelles de votre société. Mais sans buts précis, il y a de fortes chances pour que celle-ci soit évincée par votre équipe et finisse directement dans les spams. Voici les 5 objectifs d’une newsletter interne à suivre.
1- Créer du contenu à forte valeur ajoutée
Échanger avec les collaborateurs
Votre première mission est avant tout de capter l’attention des collaborateurs. En effet, ceux-ci constituent vos contacts principaux lorsque vous envoyez votre newsletter. Pour construire une communauté sur le long terme, il est donc primordial d’échanger avec vos destinataires. Vous pouvez pour cela leur demander quel contenu ils souhaitent voir. Plus vous consultez votre équipe, plus celle-ci a un intérêt à lire votre lettre interne.
Connaître sa cible
Chaque collaborateur a ses habitudes, ses compétences et son histoire en fonction de son ancienneté au sein de l’entreprise. Ces éléments peuvent vous servir pour cerner au mieux ces personnes que vous rencontrez au quotidien dans votre environnement de travail. Pour créer du contenu à forte valeur ajoutée, vous devez prendre en compte 3 impératifs :
- ce que le lecteur aime ;
- ce dont votre public a besoin ;
- comment résoudre ses problèmes.
Listez toutes les informations qui vous sont utiles afin de trouver les mots justes, ceux qui parlent à vos lecteurs.
Transmettre l’ADN de l’entreprise
Anna Rogala, chercheuse en économie à l’université de Poznan, met en évidence trois finalités essentielles dans une étude consacrée à la communication interne. Il s’agit de l’efficience, la qualité et l’efficacité. Par « efficacité », elle sous-entend que la diffusion des valeurs et de la stratégie de l’entreprise forme son identité.
Bien communiquer avec l’infolettre, c’est aussi transmettre l’ADN de la firme. Tout bon communicant utilise cet outil de correspondance pour informer, fidéliser et partager les valeurs et les réussites du groupe. Issu d’une stratégie performante, le courriel interne motive les employés. Par ailleurs, lorsque ceux-ci sont consultés sur la définition de cet ADN, la réflexion est enrichie et peut cheminer plus rapidement.
2- Mieux communiquer avec la newsletter interne : optimiser vos e-mails
Pour faire passer facilement votre message et générer du trafic entrant, votre newsletter interne doit être optimisée. Voici quelques conseils pour réussir à la rédiger au mieux.
Soigner votre objet de newsletter
L’objet d’e-mail doit être court : 50 caractères en moyenne. Les webmails ne peuvent afficher qu’un certain nombre de signes et les phrases trop longues auront peu de chance d’être lus. Par exemple, si vous créez une newsletter avec Gmail, 77 caractères maximum sont autorisés.
L’information la plus importante doit être visible : un événement, une date ou une promotion. L’actualité ou la période de l’année peuvent également être des ressources pour rédiger vos lignes d’objet. Attention cependant aux spams words et aux excès de majuscules ou de signes de ponctuation. Même si vous voulez vous faire remarquer, mieux vaut rester sobre.
Il est possible avec certaines plateformes comme Sendinblue ou Mailchimp de composer vos objets d’e-mails sur-mesure en intégrant le nom et le prénom de vos destinataires. Grâce à des balises de personnalisation dynamiques, vous avez l’opportunité de vous adresser directement au lecteur. Cette méthode augmente les taux d’ouverture et de clics.
Préférer les e-mails interactifs
Les quiz et sondages
Les quiz et les sondages sont parfaits pour mieux connaître vos collaborateurs. Vous pouvez poser une série de questions pertinentes pour en apprendre davantage sur leurs intérêts, ou éventuellement obtenir des feedbacks. Certains plugins comme Smart Quiz Builder sur WordPress vous permettent d’insérer directement le questionnaire ou le sondage dans le corps de l’e-mail.
Les slides
Appelés aussi carrousels, les slides attirent l’œil par leur contenu attractif. Vous pouvez les utiliser comme un diaporama des temps forts de la semaine ou du mois, ou encore pour présenter les portraits des différents collaborateurs.
Le compte à rebours
Le compte à rebours peut booster votre interactivité pour des rappels ou événements, comme l’anniversaire de l’entreprise. Il crée chez le lecteur un sentiment à la fois d’excitation et d’urgence.
Un bouton call-to-action
Très utilisé dans l’inbound marketing, le bouton call-to-action est l’outil par excellence de ce qu’on appelle l’« employee advocacy ». Chaque salarié est un acteur de la diffusion de l’image de l’entreprise. Même en communication interne, le partage d’articles par les employés sur les réseaux sociaux est une méthode gagnante. Privilégiez donc les boutons « Partagez » ou avec les icônes « Facebook », « Twitter » et « Linkedin ».
Vous pouvez également inciter vos lecteurs à s’inscrire à une formation, télécharger une nouvelle application ou découvrir des outils internes. Réfléchissez à un texte court, par exemple : « Lisez la suite » ; « Je m’inscris à cet événement » ; « Téléchargez cet outil ».
Le visuel et les vidéos
Pour publier une newsletter avec succès, accordez de l’importance à un design cohérent. La mise en page doit être en parfaite harmonie avec l’ensemble de la structure. Privilégiez les photos, les éléments graphiques et définissez les couleurs de police qui représentent le mieux votre entreprise. Insérez votre logo dans la bannière et terminez avec un bouton call-to-action en bas de page. Beaucoup de logiciels d’e-mailing proposent des templates de newsletter, si vous manquez d’idées.
L’ajout de vidéos ou de GIFS rend la lecture plus attrayante. Pour les lecteurs fatigués, elle permet de profiter du contenu sans faire d’effort particulier. Comme il est généralement impossible d’intégrer un clip dans un e-mail, une méthode simple existe : faire une capture d’écran. Vous pouvez ensuite insérer l’image et y joindre le lien vers la vidéo. En cliquant sur la photo, le lecteur est renvoyé vers YouTube ou sur votre propre site.
Si vous souhaitez aller plus loin dans l’optimisation de contenu, vous former ou suivre des astuces vidéo, voici quelques exemples.
3- Mettre en avant l’esprit d’équipe
Une newsletter professionnelle peut remplir pleinement ses intentions à condition de vouloir créer du lien entre les destinataires. La présentation de nouveaux collaborateurs avec un message de bienvenue est indispensable pour permettre à chacun de s’identifier. Vous pouvez souligner les performances et les réussites de chaque salarié. De cette manière, leur sentiment d’engagement et d’appartenance à l’entreprise les pousse à pérenniser leur inscription à la newsletter. Les départs à la retraite, les changements de personnel ou les mobilités internes sont autant de sujets qui peuvent être mis en avant. Les activités visant à renforcer l’esprit d’équipe ne sont pas à négliger : team building, brunch ou formations.
4- Améliorer la délivrabilité e-mailing
Comment ne pas être frustré lorsque le texte sur lequel vous avez passé du temps finit parmi les spams de votre destinataire ? Améliorer la délivrabilité e-mailing consiste à optimiser quelques aspects techniques :
- créer une adresse de messagerie à partir du nom de domaine de votre entreprise ;
- rendre vos e-mails responsives ;
- passer par un réseau intranet de haute qualité.
Plus votre newsletter est sécurisée, plus il y a de chance pour qu’elle soit lue.
5- Choisir la bonne fréquence d’envoi
Dernière phase : trouver la bonne fréquence d’envoi de vos e-mails. Même si aucune règle n’est établie, lancez la newsletter lorsqu’il y a réellement du contenu à partager. Il vaut mieux la programmer mensuellement que chaque semaine si celle-ci parle d’événements qui ont lieu le mois prochain. Maintenez une régularité dans vos acheminements, sans quoi votre lettre d’information pourrait perdre de sa crédibilité. Évitez de la diffuser pendant les week-ends et jours de congé. Cette correspondance reste liée au monde de l’entreprise et ne doit donc pas venir empiéter sur le temps libre de ses potentiels lecteurs.
6- Les objectifs d’une newsletter interne : le résumé
Vous l’aurez compris, rédiger une newsletter interne se prépare avec soin. Ce qu’il faut retenir de ces 5 objectifs :
- Considérez l’infolettre comme un outil informatif et fédérateur.
- Intéressez-vous à vos collègues.
- Offrez à vos collaborateurs la possibilité de s’exprimer.
- Inspirez-vous des techniques de rédaction SEO et d’inbound marketing.
- Soyez rigoureux dans la fréquence d’envoi et sur la délivrabilité.
Envie d’écrire du contenu percutant pour vos communications internes ? Laissez-vous guider par les conseils d’Ann Handley, pionnière du marketing digital.
Article rédigé par Anna Chagniot, au cours de la formation rédaction web SEO chez Formation Rédaction Web.
Article relu par Andrée, tutrice de formation chez FRW.
Sources :
Livre Testez vos idées business – David J. Bland et Alex Osterwalder
The relations between the internal communication conditionings and its effectiveness – Anna Rogala, chercheuse à l’université d’économie de Poznan
